エクセル(EXCEL)-VBA・関数 | ミニミニ管理者(システム管理者/社内SE/CIO)の独り言

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ブックの共有を解除する方法(排他モード)-EXCEL2007/2010

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業務にてエクセル(EXCEL)を使っていると「複数部門を跨いだり、他社とやり取りしたりしてブックを共有する」ことがよくあるかと思います。ブックの共有機能は便利で、変更履歴として「共有ブックで行った変更(ユーザー名、変更日時、変更箇所)が記録」されます。そのため、「誰が」変更したのか明確になるので責任を持って編集することが望まれる「他社間・他部門間での取引」で重宝します。
このブックは、複数のユーザーが内容を同時に編集できるようにネットワーク上に配置することができるようになっています。

しかし、エクセル(EXCEL)の「ブックの共有」機能は便利な反面、いろいろと制限事項があり、通常処理でもエラー(排他モードで開く)が出たり、使いにくかったりなどあります。

そこで、今回はエクセル(EXCEL)2007/2010で「ブックの共有を解除する」方法を紹介します。
...エクセル(EXCEL)2000/XPをお使いの場合


《注意》
エクセル(EXCEL)2007/2010でブックの共有を解除する場合は、他のすべてのユーザー(ネットワークで共有している場合)が作業を完了していることを確認してください。保存されていない変更はすべて失われます。

■ ブックの共有を確認する

実際にエクセルのファイル(ブック)が共有されているのかを確認します。
共有されている場合には下記の画像のようにタイトルの右端に「(共有)」と表示されます。

ブックの共有
画像を拡大


ブックの共有を解除する前の準備(変更履歴情報のコピーを保持する)
ブックの共有を解除すると、履歴ワークシートが削除されるので、事前に履歴ワークシートを印刷するか、別のブックにコピーすることで対処します。

変更履歴ワークシートとは、共有ブックの変更履歴を記録したシートのことで、履歴ワークシートは、データを変更したシートとは別に作成されるものです。記録内容は、「変更を加えたユーザー名」「変更日時」「変更箇所」「削除または置換されたデータ」「重複する変更箇所」の解決方法などです。

1)「校閲」タブの「変更」で「変更履歴の記録」をクリックします。

2)「変更箇所の表示」をクリックします。 

3)「変更日」ボックスの一覧の「すべて」を選択します。

4)「変更者」と「対象範囲」のチェック ボックスのチェックを外します。

5)「新しいシートに変更箇所一覧を作成する」のチェック ボックスをオンにします。

6)「OK」をクリックします。

7-1)履歴のシートを印刷する
「Microsoft Officeボタン」をクリックし、「印刷」をクリックします。
 
7-2)履歴を別のブックにコピーする
コピーするセルを選択し、「ホーム」タブの「クリップボード」で「コピー」をクリックします。
コピー先のブックに切り替え、コピーしたデータを挿入する場所をクリックして、「ホーム」タブの「クリップボード」で「貼り付け」を選択します。

《注意》
ブックを変更すると、コピーまたは印刷した履歴データがブックに対応しなくなることがあるため、現在のブックもバックアップしておくほうがよいでしょう。

ブックの共有を解除する方法
まず初めに、共有ブックで、「校閲」タブの「変更」で、「ブックの共有」を選択して、「編集」タブで、「現在このブックを開いているユーザー」ボックスの一覧に表示されているのが自分だけであることを確認します。

「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」チェック ボックスをオフにします。
このチェック ボックスを使用できない場合は、まずブックの保護を解除する必要があります。共有ブックの保護を解除するには、次の操作を行います。

1)「OK」をクリックして「ブックの共有」ダイアログ ボックスを閉じます。

2)「校閲」タブの「変更」で「共有ブックの保護解除」をクリックします。

3)メッセージが表示されたら、パスワードを入力して「OK」をクリックします。

4)「校閲」タブの「変更」で「ブックの共有」をクリックします。

5)「編集」タブで、「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」チェック ボックスをオフにします。
6)他のユーザーに与える影響に関するメッセージが表示されたら、「はい」をクリックします。 



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《エクセルの便利な使い方集(関数・機能・マクロ・VBA)》
1)エクセル(EXCEL)関数
 ・エクセル関数−VLOOKUPのエラー対処
 ・エクセル関数−TEXT
 ・エクセル関数−SUBTOTAL

2)エクセル(EXCEL)使い方・機能
 ・エクセル機能-セルにコンボボックスを割り当てる
 ・エクセル機能-条件に合わせて書式を変更する
 ・エクセル機能-xlsファイルにパスワードを設定する方法
 ・エクセルでシートをコピーできない。−このコマンドは、共有ファイルで実行することができません。排他モードで開いてください−
 ・ブックの共有を解除する方法(排他モード)-EXCEL2007/2010


3)エクセル(EXCEL)マクロ
 ・エクセルマクロ−マクロにショートカットキーを割当する

4)エクセル(EXCEL)VBA
 ・エクセルVBA−スクリーンの表示の更新を抑止する
 ・エクセルVBA−ワークシートを非表示にする
 ・エクセルVBA−マウスポインタの変更
 ・エクセルVBA−エンターキーを押下した時のアクティブセルの移動
 ・エクセルVBA−セルの数式を非表示にする
 ・エクセルVBA−ワークブックを開いた時に処理をしたい
 ・エクセルVBA−オートフィルタでのコピー
 ・エクセルVBA−特定ファイルで常にマクロを有効にする

5)エクセル(EXCEL)実践編
 ・エクセルとワードで作る簡易株主総会支援システム−想定問答




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[ ミニミニ管理者の独り言エクセル(EXCEL)-VBA・関数 > エクセル設定−エンターキー押下時のセルの移動方向を上、下、右、左方向に移動したい時 ]
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エクセル設定−エンターキー押下時のセルの移動方向を上、下、右、左方向に移動したい時

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エクセル(EXCEL)を使っていて、「エンターキーを押下したときに常に上とか下とか左とか右とかに移動させたいな」とか思うことはありませんか?よくある場面では、仕事でエクセル(EXCEL)を使うときに作成した表や雛形にデータを入力するときですね。

例えば、「横長の表だからエンターキーを押下したら常に右に移動して欲しい」「縦長の表だからエンターキーを押下したら常に下に移動して欲しい」といった状況です。

セルの移動

こんなときに便利なのが、「入力後にセルを移動する」機能です。

■エンターキーを押下した後のセルの移動方向を設定する
1)Excelを起動し、「ツール」−「オプション」をクリックします。

エクセルメニュー画面

2)「編集」タブ内「設定」−「入力後にセルを移動する」の▼をクリックし、「方向」を選択します。その後、「OK」ボタンをクリックします。

エクセルのオプションウィンドウ

※一度方向を設定すると、次回変更するまでExcelではその方向を使用します。




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 ・エクセル機能-セルにコンボボックスを割り当てる
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 ・ブックの共有を解除する方法(排他モード)-EXCEL2007


3)エクセル(EXCEL)マクロ
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[ ミニミニ管理者の独り言エクセル(EXCEL)-VBA・関数 > エクセル書式設定−セルを千円単位・百万円単位表示にする ]
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エクセル書式設定−セルを千円単位・百万円単位表示にする

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エクセル(EXCEL)を業務で使用していると、売上高や資本金などの「数値が大きい金額」を表すときに「千円・百万円単位で表示」することがよくあります。

例)大きな金額を表示する
・「10億円」を千円単位表示すると
   1,000,000,000円 → 1,000,000千円
・「10億円」を百万円単位表示すると
   1,000,000,000円 →   1,000百万円

といった感じです。これを書式設定をしておくことで、「入力値は1,000,000,000(10億)でも、セルの表示は、1,000(百万円)」とできます。

千円・百万円単位の書式設定
1)メニューから「書式」−「セル」を押下する。
2)「セルの書式設定」ダイアログが開くので「表示形式タブ」を押下する。
3)「分類」欄−「ユーザー定義」を押下する。
4)金額表示を変更する。
 4-1)千円表示にする
   「種類」欄に「#,##0,」と入力
   ※最後に「,」(カンマ)を「1つ」つけます。
 4-2)百万円表示にする
   「種類」欄に「#,##0,,」と入力
   ※最後に「,」(カンマ)を「2つ」つけます。

セルの書式設定−千円表示

5)「セルの書式設定」ダイアログの「OK」ボタンを押下します。

数値は自動的に「四捨五入」されます。

そもそも、通常の「3桁区切りにカンマ」を入れる書式設定は「#,##0」で最後にカンマがありません。これの最後にカンマを「1つ」つけることによって、後の「000」を省略した書式を設定しているのです。



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《エクセルの便利な使い方集(関数・機能・マクロ・VBA)》
1)エクセル(EXCEL)関数
 ・エクセル関数−VLOOKUPのエラー対処
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2)エクセル(EXCEL)使い方・機能
 ・エクセル機能-セルにコンボボックスを割り当てる
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 ・エクセル機能-xlsファイルにパスワードを設定する方法
 ・エクセルでシートをコピーできない。−このコマンドは、共有ファイルで実行することができません。排他モードで開いてください−
 ・ブックの共有を解除する方法(排他モード)-EXCEL2007


3)エクセル(EXCEL)マクロ
 ・エクセルマクロ−マクロにショートカットキーを割当する

4)エクセル(EXCEL)VBA
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[ ミニミニ管理者の独り言エクセル(EXCEL)-VBA・関数 > エクセル(EXCEL)が強制終了して編集ロック・読み取り専用になった。−問題が発生したため、Microsoft Excel for Windows を終了します。ご不便をおかけして申し訳ありません。 ]
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エクセル(EXCEL)が強制終了して編集ロック・読み取り専用になった。−問題が発生したため、Microsoft Excel for Windows を終了します。ご不便をおかけして申し訳ありません。

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エクセル(EXCEL)を使用しているときにエラーメッセージ「問題が発生したため、Microsoft Excel for Windows を終了します。ご不便をおかけして申し訳ありません。」が表示されて異常終了・強制終了してしまうことありますよね。大抵は使用中のブックファイルの破損等が原因です。(WindowsXPでの画面)

エラー画面(強制終了)

このエラーが出た後にエクセルファイルを開こうとすると、「???.xls は編集のためロックされています。」と表示され、読み取り専用として開くことになります。

編集ロック


この状態で読み取り専用で開くので、当然保存する際には「名前をつけて保存」を要求されることになります。


このエラー(編集ロックや読み取り専用)の原因は、「それまで利用していたエクセル(EXCEL)ファイルに異常があり、ファイルのみ閉じてしまい、エクセル(EXCEL)本体が、半分起動・半分停止している状態(画面には表示されていないが裏では起動している)」となって発生しています。

そこで、今回は「エクセル(EXCEL)が異常終了・強制終了した際の復旧方法」をご紹介します。

エクセル(EXCEL)が異常終了・強制終了した際の復旧方法(編集ロック・読み取り専用)
1)タスクマネージャを起動して、半死状態のエクセル(EXCEL)を確認する。

タスクマネージャ

2)半死状態のエクセル(EXCEL)を選択して、「プロセスの終了」ボタンを押下する。
3)強制的にプロセスを終了させる為、Windowsから「タスクマネージャの警告」が表示される。

タスクマネージャ警告

4)「はい」ボタンを押下する。
5)再度、エラーが出たファイルを開いても「編集ロック」のエラーは表示されない。


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《エクセルの便利な使い方集(関数・機能・マクロ・VBA)》
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2)エクセル(EXCEL)使い方・機能
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3)エクセル(EXCEL)マクロ
 ・エクセルマクロ−マクロにショートカットキーを割当する

4)エクセル(EXCEL)VBA
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[ ミニミニ管理者の独り言エクセル(EXCEL)-VBA・関数 > エクセル(EXCEL)がエラーで起動しない−エクセルをセーフモードで起動する ]
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エクセル(EXCEL)がエラーで起動しない−エクセルをセーフモードで起動する

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エクセル(EXCEL)を使っている際に「エクセル(EXCEL)の起動時にエラーが出て起動できない。」といったことが発生した場合のエラー対処です。

《エラー対象》
今回のエラー対応では、「どのエクセル(EXCEL)ファイルを開こうとしても起動時にエラーがでる」ものを対象としており、「特定ファイルのみ開けない」場合は別の対処となります。

エラー対処手順
1)エクセル(EXCEL)をセーフモードで起動する。
2)起動ファイル(Excel.xlb/Excel.pip)及び起動フォルダ(XLSTART)を確認する。
3)確認したファイル名を変更したりする。

エクセル(Excel) をセーフ モードで起動する
よくWindowsが起動しないときに「セーフモードで起動」したりしますが、同じような機能がエクセル(EXCEL)にもあり、エクセル(EXCEL)をセーフ モードで起動すると、アドインや機能拡張、ユーザー設定、個人用マクロブックなどを読み込まずに起動することができます。これにより、問題の発生している箇所がどこかを切り分けることができます。

《エクセル(EXCEL)2000》
 1)Windowsの「スタート」ボタンをクリックし「ファイル名を指定して実行」をクリックします。
 2)「名前」ボックスに「Excel /s」と入力し、「OK」ボタンを押下します。
 3)「ユーザー名の指定」ダイアログボックスが表示されるので「OK」ボタンを2 回クリックします。
 4)セーフモードで起動するとタイトルバーに「Safe Mode」と表示されます。

エクセルのセーフモード起動


《エクセル(EXCEL)2002/2003》
1)「Ctrl」キーを押したままの状態で、エクセル(Excel)を起動します。
2)メッセージが表示されます。
  「Ctrl キーが押された状態です。Excel をセーフモードで起動しますか?」
  ※このメッセージが表示されたらCtrl キーを放します。
3)メッセージが表示されたら、「はい」ボタンを押下して起動します。

エクセル(Excel)をセーフ モードで起動してエラーが発生せずに起動した場合は、エクセル(Excel)の「起動時に読み込みするファイルが原因」でエラー発生して起動できなかった可能性があります。

エクセル(EXCEL)が起動時に読み込みするファイル/フォルダ
エクセル(Excel)が読み込みする「3 つのファイルやフォルダ」について確認します。

《エクセル(EXCEL)2000》
Excel.xlb ファイル(カスタムツールバーやメニュー バーの情報を格納するファイル)
XLStart フォルダ(個人用マクロブックなど起動時に読み込みするフォルダ)
Excel.pip ファイル(パーソナルメニューやパーソナルツール バーの表示情報を保持)

《エクセル(EXCEL)2002》
Excel10.xlb ファイル(カスタムツールバーやメニュー バーの情報を格納するファイル)
XLStart フォルダ(個人用マクロブックなど起動時に読み込みするフォルダ)
Excel10.pip ファイル(パーソナルメニューやパーソナルツール バーの表示情報を保持)

《エクセル(EXCEL)2003》
Excel11.xlb ファイル(カスタムツールバーやメニュー バーの情報を格納するファイル)
XLStart フォルダ(個人用マクロブックなど起動時に読み込みするフォルダ)
Excel11.pip ファイル(パーソナルメニューやパーソナルツール バーの表示情報を保持)
レジストリ キー: HKEY_CURRENT_USER¥Software¥Microsoft¥Office¥11.0¥Excel¥Options (「ツール」−「オプション」設定の項目や、設定に関する情報)


Excel.xlb(Excel2000)/Excel10.xlb(Excel2002)/Excel11.xlb(Excel2003) ファイル
Excel.xlb ファイル」は、カスタムツールバーやメニュー バーの情報を格納するファイルです。このファイルは Excel 起動時に読み込まれるファイルの 1 つで、破損していると Excel の動作に影響を与えることがあるので、この「ファイルを再構築」することによって現象が回避されるかどうか確認します。

《確認手順》
1)Windowsの「スタート」ボタンを右クリックし、「エクスプローラ」をクリックします。
2)エクスプローラで、次のフォルダに移動します。
   C:¥Documents and Settings¥<ユーザー名>¥Application Data¥Microsoft¥Excel
   ※Windows XP/Windows 2000の場合
3)上記フォルダ内にある「Excel.xlb(Excel2000)/Excel10.xlb(Excel2002)/Excel11.xlb(Excel2003)」ファイルを右クリックし、「名前の変更」をクリックします。
4)ファイル名を「Excel.xlb→Excel.xlbold(Excel2000)/Excel10.xlb→Excel10.xlbold(Excel2002)/Excel11.xlb→Excel11.xlbold(Excel2003)」に変更します。
5)エクセル(Excel)を起動し、新規ブックを作成して、先ほどのフォルダに「Excel.xlb(Excel2000)/Excel10.xlb(Excel2002)/Excel11.xlb(Excel2003)」が作成されていることを確認します。

※上記2)でエクスプローラのフォルダが表示されない場合には「ツール」−「フォルダオプション」で、「表示−詳細設定」の一覧から、「すべてのファイルとフォルダを表示する」のチェックボックスをオンにします。
※上記手順でエクセル(Excel)が正常に起動できるようになった際には、4)の名前を変更したファイル「Excel.xlbold/Excel10.xlbold/Excel11.xlbold」 は、削除して問題ありません。

XLSTART フォルダ
個人用マクロブックなど「Xlstart フォルダ」に保存されているファイルは、エクセル(Excel)起動時に読み込みするフォルダですが、このフォルダにあるファイルが原因でエラーが発生する場合があり、セーフモードにすることで、このフォルダ内のファイルを読み込まないようにして現象が回避できるか確認します。

《確認手順》
1)Windowsの「スタート」ボタンを右クリックし、「エクスプローラ」をクリックします。
2)エクスプローラで、次のフォルダに移動します。
   C:¥Documents and Settings¥<ユーザー名>¥Application Data¥Microsoft¥Excel¥XLSTART
   ※Windows XP/Windows 2000の場合
3)上記フォルダ内に、ファイルが存在する場合は、全てのファイルをドラッグ アンド ドロップで、デスクトップへ移動します。
4)上記2)と同様にエクスプローラで、全てのファイルをデスクトップに移動します。
   C:¥Program Files¥Microsoft Office¥Office¥XLSTART
   ※XLStart フォルダは、エクセル(Excel)セットアップしたフォルダ内にあります。既定では、
「C:¥Program Files¥Microsoft Office¥Office(Excel2000)」「C:¥Program Files¥Microsoft Office¥Office10(Excel2002)」「C:¥Program Files¥Microsoft Office¥Office11(Excel2003)」です。
5)エクセル(Excel)を起動し、新規ブックを作成します。また該当フォルダにファイルが作成されているか確認します。

※上記手順で、現象が回避できた場合、手順内で移動したファイルに問題がある可能性があります。このフォルダにあるファイルは、個人用マクロブック (Personal.xls) などのエクセル(Excel) で作成されるファイルのほかに他のソフトウェアによりインストールされるファイルもあります。必要のないファイルであれば、Xlstart フォルダから移動、または削除してご使用ください。また、エクセル(Excel)で作成された個人用マクロブックなどの場合は、必要に応じて作成し直してご使用ください。

Excel.pip(Excel2000)/Excel10.pip(Excel2002)/Excel11.pip(Excel2003) ファイル
エクセル(Excel)のパーソナルメニューやパーソナルツール バーの表示情報を保持する「Excel.pipファイル」は、「.xlb」と同様に、エクセル(Excel)起動時に読み込みするファイルの1つで、このファイルが破損しているとエクセル(Excel)の起動に影響がでることあります。
この「ファイルを再構築」することによって現象が回避されるかどうか確認します。

《確認手順》
1)Windowsの「スタート」ボタンを右クリックし、「エクスプローラ」をクリックします。
2)エクスプローラで次のフォルダに移動します。
   C:¥Documents and Settings¥<ユーザー名>¥Application
Data¥Microsoft¥Office
   ※Windows XP/Windows 2000の場合
3)フォルダ内の「Excel.pip(Excel2000)/Excel10.pip(Excel2002)/Excel11.pip(Excel2003)」ファイルを右クリックし、「名前の変更」をクリックします。
4)ファイル名を「Excel.pip→Excel.pipold(Excel2000)/Excel11.pip→Excel10.pipold(Excel2002)/Excel11.pip→Excel11.pipold(Excel2003)」に変更します。
5)エクセル(Excel)を起動し、新規ブックを開きます。

※上記手順で現象が回避できた場合、上記2)で名前を変更したファイル「Excel.pipold/Excel10.pipold/Excel11.pipold」 は、削除して問題ありません。

レジストリ キー(HKEY_CURRENT_USER¥Software¥Microsoft¥Office¥11.0
¥Excel¥Options)
エクセル(EXCEL)2003の場合
メニューの「ツール」−「オプション」から設定する項目や、エクセル(EXCEL)の設定に関する情報がレジストリ キーに含まれますが、これらの情報が破損していたり、不整合があるとエクセル(Excel)の起動に影響がでることがあります。
この「レジストリ キーを削除」して初期化することで現象が回避されるか確認します。

《確認手順》
1)Windows の「スタート」ボタンをクリックし、「ファイル名を指定して実行」をクリックします。
2)「名前」ボックスに「regedit」と入力し、「OK」ボタンをクリックします。
3)レジストリ エディタが起動したら、左のツリー部分よりレジストリ キーを選択します。
   HKEY_CURRENT_USER¥Software¥Microsoft¥Office¥11.0¥Excel¥Options
4)「Options」キーを選択した状態で、「ファイル」メニューから「エクスポート」をクリックします。
5)任意のファイル名をつけて、レジストリ キーを保存します。
6)「Options」キーを選択した状態で、メニューから「編集」−「削除」をクリックします。
7)メッセージが表示されます。
  「このキーとそのサブキーをすべて削除しますか?」
8)「はい」ボタンを押下します。
9)レジストリ エディタを閉じます。
10)エクセル(Excel)を起動し、新規ブックを開きます。


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3)エクセル(EXCEL)マクロ
 ・エクセルマクロ−マクロにショートカットキーを割当する

4)エクセル(EXCEL)VBA
 ・エクセルVBA−スクリーンの表示の更新を抑止する
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 ・エクセルVBA−マウスポインタの変更
 ・エクセルVBA−エンターキーを押下した時のアクティブセルの移動
 ・エクセルVBA−セルの数式を非表示にする
 ・エクセルVBA−ワークブックを開いた時に処理をしたい
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2003や2000、XPを使用していてシートをコピーしようとしたら「このコマンドは、共有ファイルで実行することができません。排他モードで開いてください」とエラーがでてシートをコピー処理できないことがあります。
...エクセル(EXCEL)2007/2010をご使用の場合

排他モードエラー
図.「このコマンドは、共有ファイルで実行することができません。排他モードで開いてください」エラー

これはエクセル(EXCEL)のファイルを取引先等と同じファイル(ブック)でやり取りをしている際に「ブックの共有」機能を使っているとでるエラーです。(ブックの共有は自分でやらなくても先方が設定しているファイルを受け取って利用していれば同じです。)

この場合は下記の手順にて設定を解除する必要があります。

■ ブックの共有を確認する

実際にエクセルのファイル(ブック)が共有されているのかを確認します。
共有されている場合には下記の画像のようにタイトルの右端に「(共有)」と表示されます。

ブックの共有
画像を拡大


ブックの共有の解除の方法
1)エクセルファイル(ブック)を開きます。
2)「ツール」-「ブックの共有」-「編集タブ」をクリックする。
3)「現在このブックを開いているユーザー」のボックスに自分の名前だけが表示されていることを確認する。
4)ブックの結合を解除する。
 4-1)EXCEL2000/XPの場合
  「複数のユーザーが同時に編集する(ブックを結合する)」のチェックを外します。
 4-2)EXCEL2003の場合
  「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの統合を許可する」のチェックを外します。

ブックの共有

※このチェックボックスが利用できない(グレーアウト)場合は、事前に「共有ブックの保護」を解除する必要があります。

《注意》
これでエラーは出なくなりますが、「共有状態の時の変更履歴は削除されます」ので注意が必要です。この処理をする際には取引先にも確認しておくべきでしょうね。

ブックの保護エラー

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◆検証環境
OS:WindowsXP Pro
Excel:Excel2003/XP/2000





《エクセルの便利な使い方集(関数・機能・マクロ・VBA)》
1)エクセル(EXCEL)関数
 ・エクセル関数−VLOOKUPのエラー対処
 ・エクセル関数−TEXT
 ・エクセル関数−SUBTOTAL

2)エクセル(EXCEL)使い方・機能
 ・エクセル機能-セルにコンボボックスを割り当てる
 ・エクセル機能-条件に合わせて書式を変更する
 ・エクセル機能-xlsファイルにパスワードを設定する方法
 ・エクセルでシートをコピーできない。−このコマンドは、共有ファイルで実行することができません。排他モードで開いてください−
 ・ブックの共有を解除する方法(排他モード)-EXCEL2007


3)エクセル(EXCEL)マクロ
 ・エクセルマクロ−マクロにショートカットキーを割当する

4)エクセル(EXCEL)VBA
 ・エクセルVBA−スクリーンの表示の更新を抑止する
 ・エクセルVBA−ワークシートを非表示にする
 ・エクセルVBA−マウスポインタの変更
 ・エクセルVBA−エンターキーを押下した時のアクティブセルの移動
 ・エクセルVBA−セルの数式を非表示にする
 ・エクセルVBA−ワークブックを開いた時に処理をしたい
 ・エクセルVBA−オートフィルタでのコピー
 ・エクセルVBA−特定ファイルで常にマクロを有効にする

5)エクセル(EXCEL)実践編
 ・エクセルとワードで作る簡易株主総会支援システム−想定問答



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[ ミニミニ管理者の独り言エクセル(EXCEL)-VBA・関数 > エクセル機能-xlsファイルにパスワードを設定する方法 ]
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エクセル機能-xlsファイルにパスワードを設定する方法

ビジネスにおいて欠かせないソフトとして、真っ先に挙げられるソフトといえばエクセルだと思います。ビジネスでよく利用するとなると当然、「重要な情報」特に機密情報等をエクセルに保存する機会も多くなると思います。

そのため、今回はエクセルのファイルにパスワードを設定する方法を紹介します。

◆エクセルのファイルにパスワードを設定する方法
1)パスワードで保護したいエクセルファイルを開く。
2)ツールバーから [ファイル] - [名前を付けて保存...] を選択します。
名前を付けて保存

3)「ファイル名をつけて保存」の画面が現れます。
4)「ファイル名をつけて保存」の画面にあるメニューバーの右端の「ツール」ボタンを押下する。
5)プルダウンするメニューから「全般オプション...」を押下します。
ツールの全般オプション

6)「保護オプション」画面が表示されます。
保存オプション

7)「読み取りパスワード」を設定・保存します。

以上で、xlsファイルをパスワードにて保護でき、次回ファイルを開くときから「パスワード入力」が必要になります。

注意)
パスワードを忘れないようにご注意ください。
パスワードを忘れると自分でも開けなくなるので...
また、よくパスワードを設定した場合で問題となるのが「パスワードをディスプレイなどに付箋で張っておく」などの行為です。これは止めましょう。
「パスワード=キャッシュカードの暗証番号」くらいに考えた方が良いです。

近年、ERPパッケージソフトの普及に伴いデータウェアハウス(DWH/Data Warehouse)を導入している企業も多いかと思います。データウェアハウスから抽出した管理会計データを書き出しするソフトの代表格というとやはり「エクセル」です。こんな社内の機密情報を「何の保護もしない」のは問題ですよね。

またエクセルでベンダーの担当者の電話番号や住所録といった情報も「個人情報保護法の対象」になる恐れ(管理する情報の項目数と量によります)がありますので、パスワードによる保護が必要でしょう。

ただし、Excel や Word のパスワードを解析するソフトも存在しますので、パスワード設定では「100%の安心は得られません」。しかし、パスワードを設定しない場合に比べれば数段安全です。

◆検証環境
OS:WindowsXP Pro
Excel:Excel2000





《エクセルの便利な使い方集(関数・機能・マクロ・VBA)》
1)関数
 ・エクセル関数−VLOOKUPのエラー対処
 ・エクセル関数−TEXT
 ・エクセル関数−SUBTOTAL

2)使い方・機能
 ・エクセル機能-セルにコンボボックスを割り当てる
 ・エクセル機能-条件に合わせて書式を変更する
 ・エクセル機能-xlsファイルにパスワードを設定する方法
 ・エクセルでシートをコピーできない。−このコマンドは、共有ファイルで実行することができません。排他モードで開いてください−

3)マクロ
 ・エクセルマクロ−マクロにショートカットキーを割当する

4)VBA
 ・エクセルVBA−スクリーンの表示の更新を抑止する
 ・エクセルVBA−ワークシートを非表示にする
 ・エクセルVBA−マウスポインタの変更
 ・エクセルVBA−エンターキーを押下した時のアクティブセルの移動
 ・エクセルVBA−セルの数式を非表示にする
 ・エクセルVBA−ワークブックを開いた時に処理をしたい
 ・エクセルVBA−オートフィルタでのコピー
 ・エクセルVBA−特定ファイルで常にマクロを有効にする

5)実践編
 ・エクセルとワードで作る簡易株主総会支援システム−想定問答




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[ ミニミニ管理者の独り言エクセル(EXCEL)-VBA・関数 > エクセルとワードで作る簡易株主総会支援システム−想定問答 ]
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エクセルとワードで作る簡易株主総会支援システム−想定問答

株主総会の時期ですが、皆様の会社でも「物言う株主」が増えてきていませんか?
当社でも例にもれず、「物言う株主」が多くなり、俗に言う「シャンシャン総会」ではなくなりましたので経営陣はいつにもまして真剣そのものです。

実は、株主総会の前日になって、総務部より、またもや依頼がありました。
今回の話は、先日紹介したディスプレイとノートパソコンを使ってやる方法に加えて、「想定問答ができたから、質問を選択したら回答が画面一杯にパッと表示できるものを作って欲しい」とのこと。

ここで、準備期間がたったの「一日」しかない、と言うか午前中は打合せがあり、夕方には会場に機器を設置するとの事なので、正味3〜4時間といったくらいしか時間がありませんでした。そのため、「簡易的なものでどうにかできないか?」と考えたのが、「エクセルとワードを使った簡易的な株主総会支援システム」です。(システムと命名するにはおこがましいほど単純なものです。)

まず、概略をお話しますと、「これまでは株主からの質問に対する回答を事務局の弁護士が手書きしたメモを手渡し」していた様です。

これを「想定内の質問は、想定質問から探して、クリックすると画面表示して、想定外の質問はパソコン入力したものを画面に表示したい」といったものです。

まず、株主総会の議長(社長)と事務局の位置関係を図解します。
     株主総会の事務局
     図:Visio2003にて作成(青線はビデオケーブルでの配線を表しています。)

◆用意した物
 17inchディスプレイ×1台(台を外せて寝かして使える物)
 ノートパソコン  ×4台
 冷却台      ×1台(ノートパソコン用の物をディスプレイの下に敷き角度をつける)
 MS Office     ×4本
 リモコン付ディスプレイ切り替え機 ×1台
 ディスプレイケーブル(1m)  ×4本
 ディスプレイケーブル(10m) ×1本
◆その他
 ノートパソコン&プロジェクタ
 スクリーン
 ※ここでは株主総会の議事進行内容を株主様向けに表示しています。

この様な感じで、壇上に社長がいて、その背後に事務局を設置しています。
そして、事務局にはノートパソコンを4台用意して、壇上には17inchディスプレイ(台を外して寝かして設置)を用意し、「8対1のディスプレイ切り替え機」で社長に発言してもらいたい回答をノートパソコンの画面に表示したあとで、8対1のディスプレイ切り替え機のリモコンで画面を切替します。また、17inchディスプレイはノートパソコン用冷却台の上に寝かせて角度をつける工夫をしています。

ここで、想定問答集が用意されているので、下記の様にしました。
1)エクセルで、想定質問を一覧にする。
2)ワードで回答を作成する。このとき、画面一杯に収まるような文字の大きさを選定。
3)エクセルのファイルとワードのファイルを同じフォルダにまとめる。
4)エクセルの表から、ワードの該当する回答に「ハイパーリンクを設定」する。

といったものです。ここで終わっても良かったのですが、エクセルとワード(異なるアプリケーション)で作成したので、「ハイパーリンクした後にエクセルのファイルが最小化表示になってしまう」問題が発生しました。

そこで、更に追加した作業は、上記の4)のハイパーリンクをせずに。
5)ワードで作成したデータをHTMLファイルとして保存する。
6)エクセルからHTMLファイルの該当する回答にハイパーリンクを設定する。
7)エクセルのファイルをショートカットから起動し、インターネットエクスプローラで開く

といったものです。こうなると「インターネットエクスプローラ」に統一した状態でファイルを利用できるので、アプリケーションが最小化されるといった問題も解消できましたので「取り敢えず」の対応としては間に合いました。

今後の課題として考えているのは。
 ・質問の検索機能の追加。
 ・回答の検索方法の追加。
 ・議長(社長)への合図の方法。
 ・DBMS化して質問と対応する回答をレコードを参照して表示する。
などが必要かと思っています。

株主総会が無事に終わり、実際にはどれほど活用されたか分かりませんが、こう言った物は「準備」しておく事が大切で、「使用」されなかった方が逆にいい。ものです。

今回の株主総会の株主提案は棄却され、会社側の買収防衛策の導入が無事、承認されたのでようやく経営陣はホッと胸をなでおろしている状態ではないでしょうか?


リモコン付ディスプレイ切り替え機

◆株主総会関連 バックナンバー◆

株主総会支援システム
 株主総会を支援するシステムについて紹介しています。
株主総会対策
 株主総会対策として事務局から社長へ回答内容を伝える方法について紹介しています。
エクセルとワードで作る簡易株主総会支援システム−想定問答
 エクセルとワードで作る簡易株主総会支援システムとして想定問答の回答を画面表示する方法について紹介しています。


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[ ミニミニ管理者の独り言エクセル(EXCEL)-VBA・関数 > エクセルマクロ−マクロにショートカットキーを割当する ]
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エクセルマクロ−マクロにショートカットキーを割当する

エクセルでマクロで雛型を作るときによく使うのが「マクロにショートカットキーを割当して呼び出しする」方法です。例示すると「ctrl+Aでマクロを起動する」といった具合です。

◆方法1
マクロを作成する段階で、マクロにショートカットキーを割当する方法。
1)ツール−マクロ−新しいマクロの記録を選択するとマクロの記録画面が開きます。
マクロのショートカット

2)ショートカットキーのところで、「割当したいキーを入力」します。
制御用に「ctrlキー」が最初に割当されていますが、SHIFTキーを押下すると「ctrl+SHIFTキー」に変更できます。

◆方法2
マクロを作成した後からショートカットキーを割当する方法。
1)ツール−マクロ−マクロをを選択するとマクロ画面が開きます。
マクロ

2)オプションボタンを押下するとマクロオプション画面が表示されます。
マクロオプション

3)ショートカットキーのところで、「割当したいキーを入力」します。
制御用に「ctrlキー」が最初に割当されていますが、SHIFTキー押下すると「ctrl+SHIFTキー」に変更できます。

ショートカットキーを有効に使うと、作業効率が上がりますので是非お試しあれ。


◆検証環境
OS:Windows2000Pro
Excel:Excel2000

Excel VBA マクロ 500連発  ←結構、お世話になってます。サンプルコードのCD-ROMも付属していて、VBA初心者向きです。

↓↓↓↓↓   この辺の参考書も良いと思います。   ↓↓↓↓↓

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《エクセルの便利な使い方集(関数・機能・マクロ・VBA)》
1)関数
 ・エクセル関数−VLOOKUPのエラー対処
 ・エクセル関数−TEXT
 ・エクセル関数−SUBTOTAL

2)使い方・機能
 ・エクセル機能-セルにコンボボックスを割り当てる
 ・エクセル機能-条件に合わせて書式を変更する
 ・エクセル機能-xlsファイルにパスワードを設定する方法
 ・エクセルでシートをコピーできない。−このコマンドは、共有ファイルで実行することができません。排他モードで開いてください−

3)マクロ
 ・エクセルマクロ−マクロにショートカットキーを割当する

4)VBA
 ・エクセルVBA−スクリーンの表示の更新を抑止する
 ・エクセルVBA−ワークシートを非表示にする
 ・エクセルVBA−マウスポインタの変更
 ・エクセルVBA−エンターキーを押下した時のアクティブセルの移動
 ・エクセルVBA−セルの数式を非表示にする
 ・エクセルVBA−ワークブックを開いた時に処理をしたい
 ・エクセルVBA−オートフィルタでのコピー
 ・エクセルVBA−特定ファイルで常にマクロを有効にする

5)実践編
 ・エクセルとワードで作る簡易株主総会支援システム−想定問答




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[ ミニミニ管理者の独り言エクセル(EXCEL)-VBA・関数 > エクセルVBA−特定ファイルで常にマクロを有効にする ]
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エクセルVBA−特定ファイルで常にマクロを有効にする

マクロやVBAを組み込みしたエクセルの雛型を作成する事があると思います。
この時、ファイルを開くと「マクロを有効にする」かマクロを無効にする」かの問合わせメッセージが表示されてきますが、これを「常に有効にして問合わせを表示しない」ようにする方法を紹介します。

これは結構便利で、まず、問合わせが表示されないのでユーザビリティが高いことと、作成したエクセルの雛型を大量に配布したり、外部に配布する場合などの場面では改ざんされているかを確認するにも有効です。

◆手順
 1)デジタル署名を作成。
  1-1)SelfCert.EXEを実行します。
      C:¥Program Files¥Microsoft Office¥Office¥SelfCert.EXE
  1-2)「デジタル証明の作成」ウィンドウが開きます。
     SelfCert

  1-3)名前項目にたとえば会社名や部門名等を登録します。
    ここで登録した名前が、後のデジタル署名で選択する名称になります。
  1-4)名前を入力してOKボタンを押下すると「SelfCert成功」「??に対する新しい証明を作成できました。」と表示されます。
 2)デジタル署名を施したいXLSファイルを開きます。
 3)ツール−マクロ−VisualBasicEditorを選択します。
 4)ツールのデジタル署名を選択します。
 5)「選択」ボタンを押下します。
 6)追加したデジタル署名の名前を選択してOKボタンを押下します。
 7)XLSファイルを保存して閉じます。
 8)次回XLSファイルを開くと、「セキュリティの警告」ウィンドウが開きます。
     セキュリティの警告

 9)「この作成者のマクロを常に信頼する」にチェックして、「マクロを有効にする」ボタンを押下します。

こうすることで、次回以降の起動時には「マクロを有効にする」問合わせは表示されなくなります。

また、マクロもしくはVBAの改ざんのチェックとして利用する場合ですが、このデジタル署名を施したファイルのVBAやマクロを修正して保存すると「正しい署名がない」となり、デジタル署名が解除され、次回以降の起動時に「マクロを有効にするか」問合わせが表示されるようになります。


◆検証環境
OS:Windows2000Pro
Excel:Excel2000

Excel VBA マクロ 500連発  ←結構、お世話になってます。サンプルコードのCD-ROMも付属していて、VBA初心者向きです。

↓↓↓↓↓   この辺の参考書も良いと思います。   ↓↓↓↓↓


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《エクセルの便利な使い方集(関数・機能・マクロ・VBA)》
1)関数
 ・エクセル関数−VLOOKUPのエラー対処
 ・エクセル関数−TEXT
 ・エクセル関数−SUBTOTAL

2)使い方・機能
 ・エクセル機能-セルにコンボボックスを割り当てる
 ・エクセル機能-条件に合わせて書式を変更する
 ・エクセル機能-xlsファイルにパスワードを設定する方法
 ・エクセルでシートをコピーできない。−このコマンドは、共有ファイルで実行することができません。排他モードで開いてください−

3)マクロ
 ・エクセルマクロ−マクロにショートカットキーを割当する

4)VBA
 ・エクセルVBA−スクリーンの表示の更新を抑止する
 ・エクセルVBA−ワークシートを非表示にする
 ・エクセルVBA−マウスポインタの変更
 ・エクセルVBA−エンターキーを押下した時のアクティブセルの移動
 ・エクセルVBA−セルの数式を非表示にする
 ・エクセルVBA−ワークブックを開いた時に処理をしたい
 ・エクセルVBA−オートフィルタでのコピー
 ・エクセルVBA−特定ファイルで常にマクロを有効にする

5)実践編
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