内部統制 | ミニミニ管理者(システム管理者/社内SE/CIO)の独り言

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内部統制システムの構築−VisioにEXCELの業務フローを取り込みする。

Microsoftが無償で公開している「Microsoft Offce Visio内部統制文書化ツール」を利用すると「Excelで作成した業務フローをインポートできる」様です。

今回はその手順を簡単に紹介します。
Microsoft Offce Visio内部統制文書化ツールをインストールするとVisioのメニューに「内部統制」が追加されます。

◆手順
1)業務フローをインポートする。
2)業務フローの図形をステンシルに追加する。
3)業務フローに合わせてステンシルを自動的に配置する。
4)図形に合わせて自動的にパイプを配置する。

といった流れになるようです。

◆対応状況
OS:Windows Server 2003; Windows XP(Vistaでも利用可能)
Office:Visio2003、2007
(Windows2000環境でも稼動しています。)

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ボーズ・インイヤーヘッドホン
| 2007年08月21日 | 内部統制 | comments(0) | trackbacks(0) |

[ ミニミニ管理者の独り言内部統制 > 内部統制システムの構築−Visio 内部統制文書化ツールのインストール ]
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内部統制システムの構築−Visio 内部統制文書化ツールのインストール

前回、ご紹介したMicrosoft Office Visio用の「内部統制文書化ツール」のインストール方法を紹介します。

◆手順
1)Microsoft Office Visio 2003 または 2007 および、Microsoft Office Word 2003、Microsoft Office Excel 2003 または 2007 がインストールされていることを確認します。
このとき「.NET プログラミング サポート」がインストールされている必要がありますので、インストールされていない際にはカスタマイズでインストールしてください。(Visio、Word、Excelの全てにおいて必要です。)
※「.NET プログラミング サポート」がインストールされていないと、「変数の種類が間違っています」といったエラーが表示され、Visioで作成したフロー図からWord、Excelへエクスポートできなくなります。
2)Microsoft .NET Framework 2.0 をまだインストールしていない場合は、32 ビット版の Microsoft .NET Framework 2.0 をダウンロードしてインストールします (Windows Vista の場合は必要ありません)。
3)コントロール パネルの 「プログラムの追加と削除」(Windows Vista の場合は [プログラムと機能])でMicrosoft Office 製品のセットアップを実行して、.NET プログラミング サポート コンポーネントがインストールされていることを確認してください。このコンポーネントは、Microsoft Office 製品の既定のインストールに含まれています。
4)内部統制文書化ツールをダウンロードします。
 ・JSOX_OP.doc(9.1MB)       手順書
 ・JSOXSetup_for2003.msi(1.5MB)  Visio2003の場合
 ・JSOXSetup_for2007.msi(1.5MB)  Visio2007の場合
Visio 2003 をご利用の場合は、「JSOXSetup_for2003.msi」、Visio 2007 をご利用の場合は、「JSOXSetup_for2007.msi」リンクをクリックしてください。すぐにインストールを開始するには、[実行] をクリックします。後でインストールするには、[保存] をクリックします。ツールと共に、サンプル ドキュメントもインストールされます。
5)「JSOX_OP.doc」をクリックして、ツールの手順書をダウンロードします。この手順書には、インストールの手順や、さまざまな機能を使用する手順に関する説明が含まれています。
※Microsoftのサイトより引用しています。


◆対応状況
OS:Windows Server 2003; Windows XP(Vistaでも利用可能)
Office:Visio2003、2007

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ボーズ・インイヤーヘッドホン
| 2007年08月20日 | 内部統制 | comments(0) | trackbacks(0) |

[ ミニミニ管理者の独り言内部統制 > 内部統制システムの構築−Microsoft Office Visio 内部統制文書化ツール ]
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内部統制システムの構築−Microsoft Office Visio 内部統制文書化ツール

皆さんご存知ですか?
Microsoft Office Visio2003及び2007で利用可能な「内部統制文書化ツール」というステンシルがフリーで存在しているのを。

これは内部統制で求められている3点セット「業務フロー」「リスク・コントロール・マトリクス」「業務手順書」をVISIOで作成した業務フローを元に自動展開する優れものです。また、あらかじめExcelなどで出来ている業務フローがあるならば、そのデータをインポートして簡単にVISIOへ取り込みすることも可能です。

Microsoft Office Visio 内部統制文書化ツールでダウンロード可能です。


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ボーズ・インイヤーヘッドホン
| 2007年08月20日 | 内部統制 | comments(0) | trackbacks(0) |

[ ミニミニ管理者の独り言内部統制 > 内部統制システムの構築−在庫管理の統制 ]
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内部統制システムの構築−在庫管理の統制

最近、システムのカットオーバーが近づいてきたことと内部統制プロジェクトが発足されたことが重なり、いろいろな部署からの「内部統制がらみ」の問合わせが増えました。

以前より、当社の監査法人から「在庫管理に問題点がある」と指摘されていたため、システムの設計時にも重要ポイントと位置付けていました。
ここで指摘された問題点とは。
1)棚卸の集計(拠点と物流センター分)業務を経理部が行っている。
2)指定伝票を使用していることに関係して仕入先からの納品伝票が遅れて届く。

といった点です。
この内、1)の「棚卸の集計を経理が行う点の何に問題があるか?」というと、決算時に在庫金額の恣意的な調整が経理部内に閉じた環境で行える点ということです。

確かに通常であれば棚卸業務は購買部門が管轄して、在庫金額については経理部というのが筋でしょうが、当社の悪い風土で「人事異動があっても業務を引き継がないで持って渡り歩く」輩がいてもまかり通っていることです。

そのため、以前は購買部で行っていた「棚卸管理」が人事異動によって経理部に異動していたのです。これでは「在庫数」と「在庫金額」を調整する事が可能なので「牽制が聞かない」と指摘されてもしかたありません。

そのため、今回のシステムでは「棚卸業務を購買部に戻す」設計で進めていましたが、購買担当者から猛烈な反対を受けました。「人は増やさず、業務だけ増えるとはどういうことだ!」って。もっと早くから言ってくれていれば良いのですが、こんな時期になってから反発されても。。。しかたないので内部監査を担当する監査室を巻き込んで「購買部で在庫管理する必要性を切々と語り」ました。

「購買部が在庫数量を管理するメリット」や、「購買部で在庫管理する事があるべき姿であること」「法改正により内部統制が必要な点」。その中でも「牽制が働く仕組み作りが必要があること」などいろいろです。

購買部ももちろんそんなことは「頭では」分かっているのですが、「心では」受け入れられなかったのでしょう。

また、指定伝票による取引については「検収明細」による支払に変更する方法です。
これにより、これまで仕入れ業者の負担となっていた「指定伝票への転記」作業が不要となり、仕入れ業者の納品書のまま納品できるので「納品伝票の到着の遅れを解消」できるのではないかと期待しています。

また、指定伝票による請求での支払から検収明細ベースでの支払に変更する事により、これまで、請求書を作成する側にあった主導権を検収明細書を発行する当社側に移行して業務負担を減らす狙いがあります。

これまでは、発注書と請求書を突合(請求書照合業務)する必要がありましたが、これからは発注書データを元に検収されたものを抽出した検収明細書を提出し、仕入先業者側で確認させる様に変更できるからです。

これは仕入先業者にとっては「指定伝票への転記」といった負担の軽減につながり、当社にとっては請求書照合業務の廃止となり共に「win:win」の関係強化に繋がると期待しています。

これらにより監査法人からの指摘事項の解消と牽制機能が働く仕組みの構築を目指して生きます。


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[ ミニミニ管理者の独り言内部統制 > 内部統制システムの構築プロジェクトスタート ]
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内部統制システムの構築プロジェクトスタート

今、世間(IT業界)をにぎわせている「内部統制」。会社法の大幅改正や金融商品取引法の改正により注目を集めているキーワードです。

当社では、表向きは管理本部長が陣頭指揮をとる形ですが、実際には監査法人が中心になって内部統制システムの構築をスタートしました。

今回、対象としている部分は、2009年3月期(2008/04)より義務付けられる金融商品取引法のうち、日本版SOX法と呼ばれる「財務報告に係る内部統制の評価及び監査基準」です。そのため、「財務報告に係る」部分のうち、会社に与える影響度合いを勘案して適用範囲を決めて導入していくことになりそうです。

具体的には当社の場合、4社の連結子会社がありますが、内部取引などを相殺すると経営に与える影響は少ないとの(監査法人の)判断により内部統制の構築を「当社のみ」としました。

また、セグメントについては本業のほかに不動産賃貸も行っているが、売上的には無視できると判断されましたが、資産割合的には大きい(30%超)ため、本業と不動産賃貸をセグメントにしました。

当社では、ITビッグバンの真っ最中で、昨年秋に人事給与システムのリプレースが完了し、会計システムは昨年の夏の一次導入と、販売・購買・在庫システムとあわせて今年の秋導入予定です。

そのため、財務報告の中心である営業取引が変更となる為、内部統制システムの構築は厳しい物になる(新システムへの理解がまだ浸透していない為)と覚悟しています。また、新システムの導入・定着化と合わせて内部統制システムの構築を行うわけですから。。。

現時点では関連部門より既存の資料を集める段階ですが、最終的には、リスクを洗い出しして、内部統制システム構築における「三種の神器」と呼ばれる「業務手順書」「業務フロー」「RCM(リスク・コントロール・マトリックス)」を今年の10月中には完成させ、パイロット運転をするとの事です。

唯一、救いなのが販売・購買・在庫システムの導入に合わせてシステムフローを作ってあることくらいでしょうか?


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