社内用パソコン購入のポイント | ミニミニ管理者(システム管理者/社内SE/CIO)の独り言

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社内用パソコン購入のポイント

今回は、パソコンやプリンタ、ソフトウェアやサーバなどシステムに関係する機器の購入において注意する点を記載します。また、記載内容は2〜3台のパソコン導入を想定しているのではなく、(会社規模にもよりますが、)パソコン10台以上の大規模な導入を想定しています。
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当社では、リースは行っていないので全て購入しています。そのため、リースについてはあまり触れていません。
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1)作業目的を明確にする。
作業目的とは、「何のためのパソコン導入なのか?」を明確にする事が重要。
これは、システム導入に伴う購入なのか、機器の老朽化やパフォーマンスの低下が要因か、リースアップなのかによって作業規模や手順、とりうるべき手段などが変わります。また、最終的なスケジュールにも大きく影響しますので重要です。

2)ドラフトの大工程を作成する。
大工程の作成目的は、関係者に広く理解させることであるため、あまり細かいことには言及せず、作業内容を記したガントチャートと、抑えておくべきポイントをマイルストーンとして記載しておく。例を挙げると、見積期間、選定期間、発注、納品、セットアップ作業、設置といった項目になる。
このドラフトの大工程をたたき上げて詳細な作業スケジュール(現場用)としていくことと、スケジュール期間に入った場合は作業遅延などの管理も合わせて行っていく。

3)スペックの算出
購入を希望する機器のスペックを見積する。スペックは必要に応じて選定する事になるが、あまり過剰設備にならないように注意する。また、保守サービスの検討や大量購入時のセットアップ作業の依頼、操作教育などの項目も検討しておく。
また、スペックはある程度の用途ごとに「標準構成」を決めておいた方が管理しやすいです。例えば「事務用」「CADシステム用」「CG用」といった具合です。

4)相見積を取得する。
相見積を取得する時には下記の点に注意する。
・自社でスペックや条件(支払条件、納期、送料負担、作業内容)の基準を設けて、その基準に全ての業者を統一させる。
 仕様を統一できない場合には、基準より直近より高い構成にて見積する。
・業者とのやりとりは議事録やメールなどで記録を残しておく。
・他の業者の名前は伝えない。
・相見積の業者数は伝えない。(敢えて「数社」としか言わない)
・もちろん他社の見積金額は伝えてはならない。(見積書を見せるなどは「ご法度」です)
・仕様モレ、仕様変更などが発覚した際には速やかに全ての業者へ修正を連絡して見積の再提示を依頼する。

ここで、ひとつ重要なこと。それは「自分の立ち位置をわきまえる」ことです。交渉の場に立つことは即ち「交渉相手に厳しいことを要求する」ことになり、極端な言い方をすれば「嫌がる人を自分の思惑通りにさせる」ことでもあります。

交渉の場に立つと「交渉相手の立場になってしまう人」っていますよね。初めの段階から「値引きは無理かも」なんて考えていると交渉相手には見透かされますのでベンダーはこちらのいうこと(値引き要求)は聞きません。また、「上司のいう金額(値引き)なんて常識外だ!」「そんな金額は業界的にありえない」などという輩もいます。これは論外ですね。完全に自分の立ち位置を見失って「ベンダーの立場になってしまって」います。
因みに当方は価格交渉において相見積で「ハードウェアの購入費を60%(数千万円)の値引」や「月額通信費を63%(年間数百万円)の値引き」をしました。

相見積が取れたら、見積の比較表を作成します。この時、出来れば定価、なければ一番高い価格を提示した業者の価格を「基準価格」として設定し、その価格からの値引率を記載する。
また、相見積の利点としては「自分やベンダーの見落としを確認できる」点です。
なお、案件における後発のベンダーに多いですが、相見積を取ると、何とか受注につなげようと「仕様の間違いを指摘してアピール」してくる人がいます。仕様のミスや構成間違い、サービスの不一致などの「ミス」は後で取り返しのつかないことにもなるので相見積により発見する事も一つの方法です。

5)ベンダーを選定する
見積比較表を利用して、購入する権限を有する人物と打合せすることになりますが、注目する点が金額だけに偏りがちです。実際にはサポート体制や自社の運用体制、保守サービス内容なども考慮する必要があります。そのため、相見積を取得する段階で「ある程度このベンダーと取引したい」ことを自身で想定するとよいです。そのベンダーの価格が高ければ「そのベンダーに値引交渉」すればよいわけですから。ベンダーも「この案件は取れる」と思えば限界価格を提示してくれることもあります。

また、選定したベンダーから更なる価格交渉を行うことも可能です。ポイントとしては...
・支払基準の変更による交渉(手形払いから現金払いへの変更)。
・比較他社の優位性をアピール(例えばバーターが入って他社に決まりそう)して価格交渉。
などでしょうか?
支払基準等の見積条件の変更は「権限者」の判断が必要なので、自分で勝手に進めないように注意!(ご自身が権限者であれば別ですが)

6)発注・納品
発注時には支払条件、納期を再度確認する。
また、納品でのチェックポイントは「いつ届くのか」「受け入れる場所はあるのか」「受入場所には設置するまで保管できるのか」「(大きな機器の場合)搬入できるのか」といったことを考慮する。受入場所が無い場合には、分割納品してもらうなども考慮する。

7)セットアップ作業
誰がセットアップするのか(自社か販売店か)により異なるが、自社でセットアップするならどこで行えるのか、スペースは確保できるのかといったことを考慮する。

8)設置
設置場所側では誰か設置が出来る人物がいるのか、遠隔地に送る場合は送料は考慮しているか、故障時の保険は考慮しているかといったことを考慮する。

9)相見積先に対する断り方
相見積にご協力いただくベンダーには感謝の気持ちをこめて適切に「お断り」しておかないと、そのうち協力してくれなくなりますので注意が必要です。そこで断り方のポイントを纏めると。
・最安値の他社に決まった(相手先は決して明かさない)
・バーターで決まった(相手先は明かさない)
・予算の都合が合わなくなって購入見送り(例え別のベンダーから買っていても)
・検討中や保留など(時間稼ぎ)
などでしょうか?

また、この時に合わせて「貴社から出来れば、買いたかった雰囲気」を醸し出すことも次回に繋げるためにも必要です。


◆パソコンの管理について バックナンバー◆

1)社内用パソコン購入のポイント
 ・社内用パソコンを購入する際の注意点や相見積の取り方などについて触れています。
2)パソコンの管理方法
 ・パソコンやプリンタなどの備品の効率的な管理について触れいています。
3)経営者と戦うシステム管理者-ソフトウェアライセンス
 ・システム管理者と経営者とのライセンス購入にまつわる攻防?
4)社内利用のアプリケーションの統一
 ・社内で利用するアプリケーションの管理について触れています。





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| 2007年05月25日 | システム管理者 | comments(0) | trackbacks(0) |

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