エクセルとワードで作る簡易株主総会支援システム−想定問答 | ミニミニ管理者(システム管理者/社内SE/CIO)の独り言

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エクセルとワードで作る簡易株主総会支援システム−想定問答

株主総会の時期ですが、皆様の会社でも「物言う株主」が増えてきていませんか?
当社でも例にもれず、「物言う株主」が多くなり、俗に言う「シャンシャン総会」ではなくなりましたので経営陣はいつにもまして真剣そのものです。

実は、株主総会の前日になって、総務部より、またもや依頼がありました。
今回の話は、先日紹介したディスプレイとノートパソコンを使ってやる方法に加えて、「想定問答ができたから、質問を選択したら回答が画面一杯にパッと表示できるものを作って欲しい」とのこと。

ここで、準備期間がたったの「一日」しかない、と言うか午前中は打合せがあり、夕方には会場に機器を設置するとの事なので、正味3〜4時間といったくらいしか時間がありませんでした。そのため、「簡易的なものでどうにかできないか?」と考えたのが、「エクセルとワードを使った簡易的な株主総会支援システム」です。(システムと命名するにはおこがましいほど単純なものです。)

まず、概略をお話しますと、「これまでは株主からの質問に対する回答を事務局の弁護士が手書きしたメモを手渡し」していた様です。

これを「想定内の質問は、想定質問から探して、クリックすると画面表示して、想定外の質問はパソコン入力したものを画面に表示したい」といったものです。

まず、株主総会の議長(社長)と事務局の位置関係を図解します。
     株主総会の事務局
     図:Visio2003にて作成(青線はビデオケーブルでの配線を表しています。)

◆用意した物
 17inchディスプレイ×1台(台を外せて寝かして使える物)
 ノートパソコン  ×4台
 冷却台      ×1台(ノートパソコン用の物をディスプレイの下に敷き角度をつける)
 MS Office     ×4本
 リモコン付ディスプレイ切り替え機 ×1台
 ディスプレイケーブル(1m)  ×4本
 ディスプレイケーブル(10m) ×1本
◆その他
 ノートパソコン&プロジェクタ
 スクリーン
 ※ここでは株主総会の議事進行内容を株主様向けに表示しています。

この様な感じで、壇上に社長がいて、その背後に事務局を設置しています。
そして、事務局にはノートパソコンを4台用意して、壇上には17inchディスプレイ(台を外して寝かして設置)を用意し、「8対1のディスプレイ切り替え機」で社長に発言してもらいたい回答をノートパソコンの画面に表示したあとで、8対1のディスプレイ切り替え機のリモコンで画面を切替します。また、17inchディスプレイはノートパソコン用冷却台の上に寝かせて角度をつける工夫をしています。

ここで、想定問答集が用意されているので、下記の様にしました。
1)エクセルで、想定質問を一覧にする。
2)ワードで回答を作成する。このとき、画面一杯に収まるような文字の大きさを選定。
3)エクセルのファイルとワードのファイルを同じフォルダにまとめる。
4)エクセルの表から、ワードの該当する回答に「ハイパーリンクを設定」する。

といったものです。ここで終わっても良かったのですが、エクセルとワード(異なるアプリケーション)で作成したので、「ハイパーリンクした後にエクセルのファイルが最小化表示になってしまう」問題が発生しました。

そこで、更に追加した作業は、上記の4)のハイパーリンクをせずに。
5)ワードで作成したデータをHTMLファイルとして保存する。
6)エクセルからHTMLファイルの該当する回答にハイパーリンクを設定する。
7)エクセルのファイルをショートカットから起動し、インターネットエクスプローラで開く

といったものです。こうなると「インターネットエクスプローラ」に統一した状態でファイルを利用できるので、アプリケーションが最小化されるといった問題も解消できましたので「取り敢えず」の対応としては間に合いました。

今後の課題として考えているのは。
 ・質問の検索機能の追加。
 ・回答の検索方法の追加。
 ・議長(社長)への合図の方法。
 ・DBMS化して質問と対応する回答をレコードを参照して表示する。
などが必要かと思っています。

株主総会が無事に終わり、実際にはどれほど活用されたか分かりませんが、こう言った物は「準備」しておく事が大切で、「使用」されなかった方が逆にいい。ものです。

今回の株主総会の株主提案は棄却され、会社側の買収防衛策の導入が無事、承認されたのでようやく経営陣はホッと胸をなでおろしている状態ではないでしょうか?


リモコン付ディスプレイ切り替え機

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株主総会対策
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