内部統制システムの構築−在庫管理の統制 | ミニミニ管理者(システム管理者/社内SE/CIO)の独り言

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内部統制システムの構築−在庫管理の統制

最近、システムのカットオーバーが近づいてきたことと内部統制プロジェクトが発足されたことが重なり、いろいろな部署からの「内部統制がらみ」の問合わせが増えました。

以前より、当社の監査法人から「在庫管理に問題点がある」と指摘されていたため、システムの設計時にも重要ポイントと位置付けていました。
ここで指摘された問題点とは。
1)棚卸の集計(拠点と物流センター分)業務を経理部が行っている。
2)指定伝票を使用していることに関係して仕入先からの納品伝票が遅れて届く。

といった点です。
この内、1)の「棚卸の集計を経理が行う点の何に問題があるか?」というと、決算時に在庫金額の恣意的な調整が経理部内に閉じた環境で行える点ということです。

確かに通常であれば棚卸業務は購買部門が管轄して、在庫金額については経理部というのが筋でしょうが、当社の悪い風土で「人事異動があっても業務を引き継がないで持って渡り歩く」輩がいてもまかり通っていることです。

そのため、以前は購買部で行っていた「棚卸管理」が人事異動によって経理部に異動していたのです。これでは「在庫数」と「在庫金額」を調整する事が可能なので「牽制が聞かない」と指摘されてもしかたありません。

そのため、今回のシステムでは「棚卸業務を購買部に戻す」設計で進めていましたが、購買担当者から猛烈な反対を受けました。「人は増やさず、業務だけ増えるとはどういうことだ!」って。もっと早くから言ってくれていれば良いのですが、こんな時期になってから反発されても。。。しかたないので内部監査を担当する監査室を巻き込んで「購買部で在庫管理する必要性を切々と語り」ました。

「購買部が在庫数量を管理するメリット」や、「購買部で在庫管理する事があるべき姿であること」「法改正により内部統制が必要な点」。その中でも「牽制が働く仕組み作りが必要があること」などいろいろです。

購買部ももちろんそんなことは「頭では」分かっているのですが、「心では」受け入れられなかったのでしょう。

また、指定伝票による取引については「検収明細」による支払に変更する方法です。
これにより、これまで仕入れ業者の負担となっていた「指定伝票への転記」作業が不要となり、仕入れ業者の納品書のまま納品できるので「納品伝票の到着の遅れを解消」できるのではないかと期待しています。

また、指定伝票による請求での支払から検収明細ベースでの支払に変更する事により、これまで、請求書を作成する側にあった主導権を検収明細書を発行する当社側に移行して業務負担を減らす狙いがあります。

これまでは、発注書と請求書を突合(請求書照合業務)する必要がありましたが、これからは発注書データを元に検収されたものを抽出した検収明細書を提出し、仕入先業者側で確認させる様に変更できるからです。

これは仕入先業者にとっては「指定伝票への転記」といった負担の軽減につながり、当社にとっては請求書照合業務の廃止となり共に「win:win」の関係強化に繋がると期待しています。

これらにより監査法人からの指摘事項の解消と牽制機能が働く仕組みの構築を目指して生きます。


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| 2007年08月17日 | 内部統制 | comments(0) | trackbacks(1) |

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