メール送信時の注意点(メルマガ) | ミニミニ管理者(システム管理者/社内SE/CIO)の独り言

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メール送信時の注意点(メルマガ)

JUGEMテーマ:コンピュータ

今回はメール配信ソフト・サービスを利用しないで行うことを想定したメール送信時(メルマガ)の注意事項です。出来るだけ効率的に、且つ効果的にメルマガを運用したいですよね。そんな方にお勧めです。

また、対象としているのは「Outlook Express6.0」です。

1)BCCを利用する
これは話すまでもありませんが、念のため。
一斉配信する際のあて先入力は「To」「CC」ではなく「BCC」を使うことで「送信先のドレスが他の利用者に漏れない」様にできます。
また、メールの「プロパティ」にも表示されませんので安心です。
※本来はワン・トゥ・ワンマーケティングの観点からは個別に送信した方が良いのですが、それは一斉配信ソフトを利用しないと出来ないのでここでは「BCC」を使用します。

2)あて先には自分のアドレス(もしくは窓口アドレス)を入力
ここでは、メールの送受信の確認を行います。メールが正しく送信されたか、受信できるか、文字化けなど無いかなどを確認します。

また、別件となりますが、良く利用されているのが、「送信専用アドレス」です。
これは「SMTPのみ用意」しておき、「POP3を用意しない」設定となります。
※返信されても困るような場合に検討しますが、今回は対象外です。

3)メール送信を2段階で送信する(「メッセージをただちに送信する」のチェックを外す)
メルマガを一斉配信する際に「間違い」などがあると取り返しが付かない場合があります。
例えば、送信先のドレスを間違えて「BCC」ではなく「CC」に入れてしまったなどです。
そこでこの設定を入れておくと「メールを送信しても直接送信されず、送信トレイに一旦入り、再度送信する」運用になります。
そのため、2段階で送信することになるので運用次第ではダブルチェックなども可能です。

■設定手順
Outlook Expressを起動します。
ツール−オプション−送信タブのメッセージを直ちに送信するチェックを外します。

4)メッセージのルールを設定する(エラーメールなどを振り分けする)
ここでは、エラーメールを自動的に振り分けすると便利です。
これは件名や本文の記載項目で振り分けすると便利です。
なお、エラーメールの件名や本文の内容は利用しているメールサーバにより異なりますのでここでは割愛します。

■設定手順
Outlook Expressを起動します。
ツール−メッセージルール−メールにて条件を入力して設定します。
条件としては「送信者」「件名」「本文」「あて先」「添付ファイル」など様々です。



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